GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS
Faire le diagnostic de sa gestion du temps
- Évaluer les risques d’éparpillement liés à son environnement.
- Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
- Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
Mettre ses priorités au premier plan
- Clarifier ses rôles et ses responsabilités.
- Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels.
- Relier ses activités à ses missions prioritaires.
- Distinguer l’urgent de l’important pour éviter les pièges du temps.
Prendre les rênes de son emploi du temps
- Maîtriser l’art d’une planification efficace.
- Anticiper les moments critiques de sa fonction.
- Rester flexible pour intégrer les imprévus.
- Optimiser son organisation personnelle en tenant compte de ses biorythmes.
Exploiter tout le potentiel des nouvelles technologies
- Paramétrer son agenda électronique en lien avec ses priorités.
- Utiliser les fonctions avancées d’Outlook pour gérer les flux d’information.
- Utiliser intelligemment ses outils électroniques pour exploiter leurs avantages sans se laisser envahir.
TRAVAILLER EN RELATION AVEC LES AUTRES DE FAÇON EFFICACE
Structurer ses entretiens professionnels
- Définir son objectif d’entretien en fonction de ses enjeux et de ses interlocuteurs.
- Allier convivialité et cadrage au démarrage de l’entretien.
- Clarifier les enjeux et objectifs de chacun et les enjeux collectifs
- Rechercher des solutions pour répondre aux objectifs de chacun.
- Formaliser les accords et le plan d’action, prévoir le suivi de l’entretien.
S’adapter avec souplesse à ses interlocuteurs
- Pratiquer une écoute active et observer l’autre avant de réagir.
- Valider sa compréhension grâce à la reformulation.
- Tenir compte des besoins de l’autre pour mieux s’adapter.
- Répondre avec souplesse aux objections.
Optimiser l’efficacité de ses écrits professionnels
- Maîtriser la structure des écrits professionnels efficaces.
- Rédiger des e-mails en tenant compte des contraintes et besoins du lecteur.
- Gagner du temps pour concevoir un rapport sous Word lisible et bien présenté.
- Optimiser la gestion des contenus réutilisables.
- Travailler à plusieurs sur un même document Word
Gérer de façon constructive les situations tendues
- Choisir le mode de communication le plus approprié.
- Décoder les comportements sous stress.
- Développer son assertivité et oser affirmer son point de vue.
- Proposer un fonctionnement de travail efficace.
- Entretenir une relation positive dans le temps.
Être productif en réunion de travail Préparer ses réunions
- Définir avec précision l’objectif de la réunion.
- Choisir les méthodes adaptées aux objectifs des différentes séquences de la réunion.
- Définir l’organisation logistique de la réunion.
- Mobiliser les participants en amont pour que la réunion soit productive.
Préparer les supports pour faciliter le travail pendant la réunion
- Rassembler les données essentielles : faits, indicateurs, etc.
- Exploiter les données des tableaux de bord sous Excel pour faciliter l’analyse.
- Utiliser les fonctionnalités d’Excel pour illustrer par des graphiques les données.
Animer la réunion en respectant le temps prévu
- Cadrer la réunion dès le démarrage : objectif et fonctionnement.
- Faire produire le groupe et faciliter les échanges.
- Cadrer les débats et recentrer sur l’objectif.
- Formaliser un plan d’action opérationnel.