5 CLES POUR REUSSIR SA COMMUNICATION INTERNE

Communiquer avec son équipe : quand ? comment ? Pourquoi ?

Réussir sa communication interne

Un article qui pousse à la réunionite ? Pas du tout 😉 ! Dans une organisation, communiquer en interne  avec son équipe  c’est une question de qualité, pas de quantité. Gardons toujours une question en point de mire : est-ce que notre communication interne est efficace ? Est-ce qu’elle répond aux enjeux de sens, de performance et de cohésion de mon service, de mon entreprise ?

La communication au sein d’une équipe fait partie des ingrédients de la qualité du travail. Elle est souvent citée, pas toujours déployée, très rarement challengée. Je vous propose cet article pour découvrir 5 clés d’une communication interne réussie.

La communication interne, c’est primordial !
Imaginez une entreprise où il n’y a pas de communication interne. Comment ce serait ? Cette question peut paraitre saugrenue et pourtant… je constate des endroits où la communication est très faible, très détériorée. A chaque fois, le même conclusion : je découvre des mécanismes de compensation. Par exemple : la salle de pause devient le lieu d’échange et de partage avec son lot de rumeurs, d’interprétations, de défiance. Obtenir des informations pour travailler est un besoin fondamental de chacun : il doit être nourri.

Les 3 atouts dune bonne communication interne

Pour un collectif, la communication interne est le gage de 3 atouts :

1. Donner du sens👉 la communication au sein d’une équipe permet d’expliquer où on va, de comprendre ce que l’on fait et pourquoi on le fait.
2. Favoriser la performance 👉 Anecdote : pour une intervention planifiée à l’avance, un chef d’entreprise m’explique que son technicien est parti à Pau… alors que son client en attente d’intervention était à Bordeaux ! On peut en sourire. Pourtant, c’est tellement fréquent de constater des pertes de valeur ajoutée dues à des problèmes de communication interne. La communication permet de synchroniser le travail et de parler des écarts de performance.
3. Créer de la cohésion, du lien 👉la communication permet de mieux se connaitre, de partager les difficultés. Elle participe à créer de la résilience. Dans l’industrie, j’avais pour habitude  en cas de forte hausse d’activité ou de coups durs  de communiquer plus souvent que d’habitude pour expliquer, rassurer alors que j’avais besoin de plus de temps productif…

Les 4 tempos de communication interne

1. La communication interne d’une équipe ou d’une entreprise utilise plusieurs modalités en fonction des zones de confort du communiquant :
2. Communication descendante : très classique. Le dirigeant ou manager diffuse l’info vers ses équipes
3. Communication montante : les équipes remontent des infos vers la direction. Ça va de la boite à idées aux propositions issues du terrain en passant par les revendications. Il y'a parfois des enjeux de « oser dire » liés à la culture de l’organisation.
4. Communication transversale. Quelques exemples : réseau social d’entreprise, exercice d’intelligence collective, décisions partagées ou plus simplement, un temps d’échange informel autour d’un café.

Il faut aussi avoir conscience que la communication interne s’articule autour de plusieurs tempos.

La communication interne « one shot » ponctuelle
C’est une communication interne ponctuelle pour traiter un sujet précis. C’est la plus fréquente, elle peut utiliser des canaux variés. Des exemples :

• Communication interne : utiliser la communication ponctuelle
• Ce mode de communication permet de transmettre une info, de faire avancer un point particulier.

La communication interne rituelle

Dans la communication rituelle, il y a un cycle de temps qui permet de répéter le moment de communication. Des exemples :

Communication interne : utiliser la communication rituelle

La force de la communication interne rituelle tient dans sa répétition qui offre beaucoup d’avantages :

On sait à l’avance quand on pourra parler de ce sujet 👉 permet d’être focalisé, évite de se disperser à tout moment .
La répétition crée une habitude 👉 confort d’animation et cadre sécurisant pour « oser dire »
Format très efficace 👉 pour assurer un suivi des actions, éviter les récurrences et synchroniser le travail des différents membres de l’équipe.

La communication interne permanente visuelle

Dans chaque entreprise, il y a un coin avec des papiers jaunis affichés depuis plusieurs années et que personne ne consulte. Ce n’est pas de ça dont je veux parler 😉. Je pense plutôt à de l’affichage qui vit, évolue et apporte une actualité à celui qui le lit. Des exemples:

Communication interne : utiliser la communication visuelle

Ce mode de communication aussi offre beaucoup d’avantages . Elle est impactante : une image vaut mieux que 100 mots !
Certaines personnes préfèrent « voir » plutôt qu’ « entendre » pour capter des infos.
Si elle est très illustrée (ex : smiley verts ou rouges) : elle permet de diffuser des infos à des publics non francophones.
Cette info peut évoluer fréquemment sans attendre la prochaine réunion, elle est très souple.

2 bonnes pratiques sur la communication visuelle : Elle doit changer fréquemment (sinon on l’oublie) et la meilleure combinaison reste de s’en servir comme support lors d’une animation.

La communication informelle

C’est radio couloir, la machine à café ou l’open-space. Cette communication n’est pas mauvaise en soi. Elle participe à une forme de diffusion de l’information. Elle permet aussi de créer des liens entre les membres de l’équipe. C’est une forme de communication non maitrisée indispensable aux équilibres sociaux d’une organisation.

Un point de vigilance cependant : quand la communication informelle devient la principale source d’information des membres de l’équipe 👉 les autres tempos nécessitent d’être repensés.

Communication interne : utiliser la communication informelle

Quel est le bon mix de la communication interne ?

Quand on connait ces 4 tempos, il reste un exercice à faire. Vous pouvez lister les informations (ou familles d’informations) nécessaires au bon fonctionnement d’une équipe. Puis vous dessinez un tableau à 4 cases (les 4 tempos) et vous affectez chaque info au tempo qui vous parait le plus pertinent.

Le bon mix de la communication interne
Un exercice excellent à faire en collectif : je constate que ces discussions sont toujours riches d’enseignements et permettent le débat. Chaque collectif peut ainsi coconstruire un schéma de communication interne adapté à son fonctionnement. Il faut ensuite tester, affiner et challenger régulièrement ce schéma.