COMMENT CREER UN BON TABLEAU DE BORD POUR LE CONTROLE DE GESTION ?

Le contrôleur de gestion est un acteur central dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Ce professionnel des chiffres et des données a pour rôle d’évaluer et d’optimiser la performance d’entreprise. Pour ce faire, il a besoin d’outils, notamment les tableaux de bord. Ces derniers sont des outils d’analyse et de pilotage nécessaires au contrôleur de gestion pour effectuer son travail.

Voici tout ce qu’il faut savoir pour créer un bon tableau de bord de contrôle pour le contrôle de gestion.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord en contrôle de gestion ?
Concrètement, le tableau de bord montre et synthétise les chiffres liés aux activités et aux résultats d’une entreprise à l’aide de graphiques et en se servant d’indicateurs variés. Il permet de mettre en évidence les résultats réels de l’entreprise par rapport aux objectifs préfixés.

A quoi sert un tableau de bord ?
Le tableau de bord permet de rendre compte de la situation financière d’une entreprise. Il met en lumière les éventuels écarts entre la situation réelle et les prévisions afin de prendre les mesures nécessaires en vue de corriger ces écarts. Il s’agit donc d’un véritable outil de pilotage destiné à aider à la prise de décision. Bien utilisé, il permet d’améliorer la performance de l’entreprise de manière continue. C’est un véritable outil de pilotage et un instrument de prédilection des services financiers.

Aussi appelé Dashboard, le tableau de bord est également un outil de contrôle. C’est pour cela qu’il s’agit de l’un des outils favoris du contrôleur de gestion.

Il existe trois types de tableau de bord :

• Le tableau de bord stratégique
• Le tableau de bord opérationnel
• Le tableau de bord de gestion
  
  

Le tableau de bord stratégique
Le tableau de bord stratégique est un outil qui peut être utilisé par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Il s’adresse toutefois tout particulièrement aux comités de direction.

En effet, le Dashboard stratégique permet de mesurer les performances globales de l’entreprise de manière mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Il s’agit donc d’un outil d’analyse sur le moyen et le long terme. Il sert à faire le suivi et l’évaluation des stratégies de l’entreprise à l’aide d’indicateurs prédéterminés.

Le tableau de bord opérationnel
Le tableau de bord opérationnel est un outil de gestion à court terme. Il sert à analyser de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, les plans d’action mis en œuvre au sein de l’entreprise. Il permet de réagir rapidement face aux éventuelles défaillances et de prendre des mesures correctives en temps réel.

Le Dashboard opérationnel s’adresse ainsi plus à l’équipe opérationnelle.
Le tableau de bord de gestion
Si le tableau de bord opérationnel et le tableau de bord stratégique diffèrent d’une entreprise à une autre, le tableau de bord de gestion est, lui, standard. Il s’agit d’un outil de pilotage sur le moyen terme. Il nécessite donc une mise à jour au moins hebdomadaire.

Le tableau de bord de gestion, comme son nom l’indique, est un outil qui permet de suivre les performances de la gestion d’une entreprise. C’est un outil prévisionnel qui permet de mettre en lumière les performances réelles de l’entreprise compte tenu de ses objectifs.

Le Dashboard de gestion comprend essentiellement des indicateurs financiers mais peut également comporter des indicateurs non financiers.

L’intérêt du tableau de bord pour le contrôle de gestion ?
L’utilité du tableau de bord varie selon sa typologie :

• Un tableau de bord opérationnel sert à analyser l’efficacité sur le court terme des plans d’action mis en œuvre dans l’entreprise. C’est ainsi qu’il s’analyse et se met à jour quotidiennement, hébdomairement ou mensuellement.
• Un tableau de bord stratégique sert à évaluer la performance globale de l’entreprise sur le long terme.
• Un tableau de bord de gestion est destiné à l’analyse de la performance de la gestion de l’entreprise.

D’une manière générale, le tableau de bord est un outil d’aide à la prise de décision. Il permet au service contrôle de gestion comme aux dirigeants de l’entreprise de :

1. Evaluer la performance de l’entreprise
2. Identifier les éventuelles difficultés
3. Dresser des plans d’action en vue d’améliorer la situation
   
   

Quels sont les indicateurs et KPI du contrôle de gestion ?

Un indicateur est un outil qui permet d’analyser l’évolution d’un phénomène sur une périodicité déterminée et par rapport à des objectifs préfixés. Il existe différents types de KPI qui peuvent être intégrés dans un tableau de bord de contrôle de gestion :

• Les indicateurs d’activité. Ce type de KPI permet de mesurer des données telles que les références de stock ou les quantités vendues. Les indicateurs d’activité servent à mesurer le volume des opérations réalisées. Ils permettent ainsi d’évaluer les performances d’un service, d’un département spécifique ou de l’ensemble de l’entreprise. Ce sont :
  • Le nombre de commandes
  • Le taux de conversion
  • Le taux de retard
  • Le taux de litige
  • Etc.
• Les indicateurs de pilotage. Ils permettent de mesurer l’efficacité des plans d’action mis en place au sein de l’organisation. Aussi, il faut donc au préalable déterminer les dits plans d’actions, la nature exacte des actions mises en œuvre ainsi que les acteurs impliqués. Il faut aussi s’assurer au préalable que les dites actions sont mesurables, réalisables tout en étant suffisamment ambitieuses. Ce n’est qu’à ces conditions que vous pouvez déterminer les indicateurs de pilotage les plus pertinents comme :
  • La date de fin initiale
  • Les tâches réalisées ou les tâches planifiées
  • Le coût moyen des commandes
  • Le panier moyen
  • Le nombre de clients
  • Le taux de rebond
  • Etc.
• Les indicateurs de performance ou de résultats. Ces indicateurs permettant de mesurer le niveau d’atteinte des objectifs et d’optimisation des ressources. Ces indicateurs doivent donc révéler le lien entre l’efficacité et l’efficience des actions menées par l’entreprise. Autrement dit, il s’agit certes de vérifier l’atteinte des objectifs de l’entreprise mais aussi de mesurer l’utilisation efficace et efficiente des ressources utilisées. Parmi ce type d’indicateurs, on retrouve :
  • Le chiffre d’affaires par catégorie de produits
  • La part du chiffre d’affaires par segments de clients
  • Le taux de satisfaction
  • Le taux de défauts
  • Le panier moyen
  • Etc.
• Les indicateurs financiers. Il s’agit de données purement financières comme la marge brute, le besoin en fonds de roulement (BFR) ou la capacité d’autofinancement (CAF). Ils permettent d’évaluer la santé financière d’une entreprise et de prendre des mesures correctionnelles dans les meilleurs délais.

La nature des KPI à utiliser dépend du type de tableau de bord à créer. Vous retrouverez dans cet article la méthode pour définir vos KPI de gestion de trésorerie.

Comment faire un tableau de bord d’un contrôleur de gestion ?
Voici, en six étapes, comment créer un tableau de bord de contrôle de gestion :

Définir les objectifs
Rappelons-le : le tableau de bord ne sert pas qu’à présenter des chiffres. Il s’agit bel et bien d’un outil dont la finalité est de permettre ensuite de prendre des décisions en vue d’améliorer le chiffre d’affaires de l’entreprise. Pour ce faire, il est donc nécessaire de mener une étude préalable pour comprendre les besoins et en quoi le Dashboard est susceptible d’être utile.

Il faut donc, en amont, se poser un certain nombre de questions dont :

• Un tableau de bord pour qui ? Ou en d’autres termes, qui seront les utilisateurs finaux ?
• Ces utilisateurs finaux sont-ils habitués à utiliser ce genre d’outil ?
• Quelle sera la fréquence d’utilisation ?
• Quelle forme adopter ?
• Quelles informations inclure dans le Dashboard ?

D’autre part, il est également indispensable de déterminer l’horizon d’analyse de l’outil : sur le court terme, le moyen terme ou le long terme. En fonction de cet horizon d’analyse, le tableau de bord ne remplira pas les mêmes fonctions et ne se présentera donc pas de la même manière.

Une entreprise donnée a besoin de se munir d’un tableau de bord adapté pour ces différents horizons afin de disposer d’outils complets pour optimiser son processus.

Grâce à un tableau de bord de court terme, l’entreprise pourra suivre l’évolution d’indicateurs immédiats comme le nombre de clients prospecté, le niveau de stocks ou encore le respect des budgets.

D’autre part, avec un tableau de bord de moyen terme, elle peut évaluer l’efficacité des mesures mises en place et mesurer ses résultats.

Et enfin, un tableau de bord de long terme permet à l’entreprise d’ériger sa stratégie à travers la mise en place d’indicateurs visant à mesurer sa performance.

Répondre à ces questions va permettre de décider le type de tableau de bord à confectionner : entre un tableau de bord opérationnel, un tableau de bord stratégique ou un tableau de bord de gestion.

Choisir les indicateurs clés
Les indicateurs doivent être conformes au type de tableau de bord à confectionner et aux stratégies de l’entreprise. Les indicateurs pour un tableau de bord de court terme ne sont pas les mêmes que pour un tableau de bord de moyen ou long terme.

Ils doivent permettre de mesurer de manière claire la performance de l’entreprise. C’est pourquoi il faut choisir les indicateurs les plus pertinents. Ces derniers ne doivent pas être trop nombreux pour ne pas compliquer l’analyse avec trop de données. Ils doivent également être adaptés au public visé.

Structurer le tableau de bord
La présentation du Dashboard doit être claire, suffisamment explicite et agréable à lire. Le tableau de bord doit pouvoir renseigner en un clin d’œil de la situation de l’entreprise. Pour cela, les indicateurs doivent être bien organisés dans le tableau.

Le tableau de bord doit aussi être concis et synthétique. Il doit tenir en une ou deux pages maximum.

Il peut aussi contenir des visuels. Un Dashboard efficace doit contenir des histogrammes ou des courbes afin de permettre de comparer plusieurs situations. Pour s’aider, il est possible d’utiliser un modèle proposé par le logiciel utilisé.

Le vocabulaire utilisé doit être adapté à ses utilisateurs.

Pour ce faire, il existe plusieurs manières de structurer votre tableau de bord :

• Vous pouvez relier les indicateurs entre eux pour mesurer leurs interactions entre eux
• Vous pouvez également les regrouper par objectif pour confectionner un Dashboard stratégique
• Il est aussi possible de hiérarchiser les indicateurs pour évaluer un aspect précis comme les forces de vente par exemple
  
  

Définir la fréquence de la mise à jour
Tout dépend de la périodicité des changements qui s’opèrent des indicateurs. Les indicateurs opérationnels doivent être mis à jour plus fréquemment que les indicateurs stratégiques. Il est en effet inutile d’analyser quotidiennement un indicateur qui n’est susceptible de changer que trimestriellement par exemple.

Ainsi, la périodicité de la mise à jour dépend également du type de tableau de bord :

• Quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement pour un tableau de bord opérationnel ou un tableau de bord de gestion
• Trimestriellement, semestriellement ou annuellement pour un tableau de bord stratégique.

Analyser le Dashboard et mesurer les éventuels écarts
Pour analyser le tableau de bord, vous devez comparer par rapport à l’historique des années précédentes ou aux prévisions par rapport aux résultats réels. Vous devez ensuite analyser les éventuels écarts et mettre en place des plans d’action en vue de les corriger.

Choisir le support technique
Le choix de la solution technique sur laquelle vous allez confectionner votre dashboard est capital. Celle-ci doit être facile d’utilisation pour permettre une mise à jour facile et rapide. Elle doit également être adaptée à vos objectifs d’entreprise. Pour s’en assurer, il est important de prévoir une phase d’audit lors de sa mise en place mais aussi tout au long de l’utilisation pour vérifier que l’outil reste pertinent et efficace dans le temps