COMMENT REUSSIR UN ENTRETIEN ANNUEL?

Prendre du temps et prendre du recul avec ses collaborateurs

L’entretien annuel est souvent vu comme une corvée par les managers. Pourtant c’est un formidable outil : il permet un échange de qualité, à haute valeur ajoutée dans la collaboration. C’est aussi une façon de construire la confiance.

J’ai appris à mener des entretiens annuels au fil de mon expérience. Je vous propose dans cet article plusieurs clés pour bien les préparer et les réussir. Une façon de vous transmettre mon enthousiasme pour cet outil 😉.

Pourquoi faire un entretien annuel ?

La vie professionnelle est tumultueuse : les objectifs et les projets s’enchainent. Le manager d’une équipe est souvent dans l’action. Quand prend-il le temps de se poser, de prendre du recul ? C’est plutôt rare…

Nous passons 7 ou 8h par jour avec nos collaborateurs, parfois plus. C’est beaucoup ! Alors accordons-nous un moment, une fois par an. Pour un arrêt sur image, pour observer ces collaborations. Même si ce format n’est pas obligatoire, en tant que manager, nous le devons à nos collaborateurs.
Un entretien annuel, c’est du temps de haute qualité pour

• Parler d’une année de collaboration qui vient de s’écouler : ce qui a bien fonctionné (ou pas), les ressentis mutuels…
• Passer des messages importants
• Écouter chaque collaborateur
• Aborder l’année qui se présente : projets, envies, difficultés, etc…
• Fixer un cap, objectifs, management

C’est un moment qui permet de créer de la confiance avec chaque membre de l’équipe. Je vous livre une conviction acquise au fil des nombreux entretiens que j’ai conduit : le temps consacré aux entretiens individuels a un très bon retour sur investissement !

Entretien annuel ou entretien d’évaluation ?

Il existe beaucoup de formats d’entretiens différents avec des appellations variées. Je conçois les entretiens annuels comme un moment où l’on prend le temps de se parler. Au cours de l’entretien, on peut aborder le sujet de l’atteinte des objectifs. C’est aussi l’occasion de feedback qui peuvent donner l’idée d’une évaluation.

Mais ce n’est PAS que de l’évaluation au sens d’une série de notes sur différents items. Dans ma conception, l’entretien annuel laisse la part belle aux échanges.

Et surtout, l’entretien annuel n’est pas corrélé à des enjeux d’argent (prime, augmentation…). Comment échanger de façon constructive sur une collaboration si on a l’impression de jouer sa rémunération de l’année à venir ? Impossible. Parler d’argent a toute sa place dans une relation de travail mais a un autre moment !

Bien préparer un entretien annuel

Construire sa trame d’entretien

La trame d’entretien permet de lister les sujets qu’on veut explorer avec son collaborateur (et donc de ne pas en oublier). Cette trame est très libre : selon le manager, le contexte de l’entreprise. On retrouvera très souvent les thématiques suivantes :

Les thématiques possible de lentretien annuel

Libre à chaque manager de construire la trame qui lui correspond le plus. La trame sert uniquement à identifier les sujets de discussion à aborder. Ne préparez pas vos questions à l’avance, cela pourrait vous enfermer dans un discours préétabli. Je préfère de loin aborder un thème puis me laisser porter par les échanges!

Prévenir et laisser du temps au collaborateur

Pour chaque collaborateur, l’entretien annuel est un moment important. Certains vont vouloir le préparer. Je vous conseille d’annoncer la période des entretiens (peut être est-elle déjà ritualisée dans votre organisation) et de laisser 10-15 jours pour se préparer. Communiquer la trame est une bonne idée : ainsi chacun sait les thèmes qui seront abordés.

Important : si vous lancez une démarche d’entretien annuel pour la 1ère fois dans une équipe, tenez compte de cette nouveauté. J’ai souvenir dans un précédent poste des inquiétudes abordées à demi-mot par les membres de mon équipes. Qu’est ce que c’est que ces entretiens ? Qu’est ce que je vais dire ? Ces inquiétudes sont légitimes : acceptez-les, accompagnez-les. Dès l’année suivante, elles se seront dissipées.

Se préparer à l’entretien en tant que manager

Se préparer pour un entretien annuel en tant que manager, c’est

• Se fixer 2 ou 3 objectifs principaux pour chaque entretien (un message à passer, un sujet à explorer en profondeur avec telle personne, une info particulière à capter…)
• Ajuster l’entretien en fonction de ce que je connais de chaque collaborateur. C’est une façon d’individualiser les entretiens. Attention cependant : sous prétexte de bien connaitre un collaborateur, ne commencez pas à imaginer les réponses qu’il pourrait vous faire !
• Ajuster l’entretien de ce que vous connaissez de vous  même. Je prends l’exemple d’un collègue qui avait tendance à foncer vers l’objectif sans prendre le temps d’écouter. Avant chaque entretien, il prenait le temps de calmer son rythme rapide pour favoriser une forme d’écoute active. C’est une question de connaissance de soi.

Préparation matérielle de l’entretien annuel

Ça coule de source : un entretien annuel sera plus productif si les conditions matérielles sont réunies : disposer d’une salle au calme, couper les téléphones et autres sollicitations, accueillir et proposer un café… Autant de petites choses qui mettent dans les bonnes conditions d’un échange réussi.