La numérisation de l’organisation du travail touche tous les secteurs clés des sociétés, y compris les ressources humaines. Cette transformation implique l’utilisation de nouvelles méthodes et d’outils digitaux bien spécifiques, et peut devenir un véritable atout pour l’organisation interne d’une société. Comment une entreprise peut ' elle lancer sa transformation numérique dans ce domaine ?
Comprendre le digital RH
Le digital RH, ou e-RH, implique l’utilisation des nouvelles technologies digitales permettant d’automatiser autant que possible les différents processus rattachés aux ressources humaines, comme le tri des candidatures, la gestion des compétences des salariés, la paie ou encore le suivi des performances. Pour ce faire, les entreprises doivent déployer un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH), qui regroupe toutes les missions attendues du service RH au sein d’une seule et même interface digitale.
Ces nouveaux outils ont vocation à améliorer significativement la gestion de la carrière des employés tout en réduisant les coûts liés aux ressources humaines. Pour bien comprendre comment une entreprise peut parvenir à remplir ces objectifs, il est intéressant de voir plus en détail les possibilités de ces nouvelles solutions dématérialisées.
Les avantages du passage au digital RH
La rationalisation des processus
En faisant appel à des outils digitalisés, comme un logiciel de gestion, les équipes rattachées aux ressources humaines peuvent gagner un temps précieux en rationalisant les processus qui leur sont confiés. Par exemple, les candidatures peuvent être traitées directement sur un logiciel dédié, facilitant l’exécution des tâches chronophages comme la publication des annonces ou les entretiens. Le recrutement est lui-même rendu plus efficace grâce aux applications professionnelles, rendant la détection de talents plus précise et pertinente qu’auparavant. Les fiches de paie, qui peuvent facilement être des sources d’erreur lorsqu’elles sont saisies manuellement, sont enregistrées automatiquement par le logiciel qui les calcule selon les paramètres fixés en amont. La plupart des éditeurs de logiciels mettent régulièrement à jour leurs produits afin de s’adapter aux évolutions de la législation, Le responsable ou l’assistant RH peut alors se concentrer pleinement sur la gestion des évènements ponctuels, tels que les congés payés, les arrêts maladie ou les heures supplémentaires.
L’amélioration de la gestion des performances
La formation continue des employés et la gestion des talents fait partie intégrante du travail des ressources humaines. Les performances de chaque employé peuvent être suivies avec précision grâce à l’obtention des données numériques. Le suivi des performances donne une idée plus complète du profil de chaque salarié, en identifiant quels sont ses forces et quels domaines méritent d’être travaillés d'avantage. Les responsables peuvent en conséquence choisir des plans de formation personnalisés, qui permettront à chacun de devenir réellement plus efficaces tout en espérant voir sa carrière évoluer au fil des années. De leur côté, les formations peuvent être organisées avec bien plus de polyvalence grâce aux offres et programmes virtuels en e-learning, bien plus accessibles que les formations en présentiel.
Une meilleure communication avec les employés
Établir une bonne communication avec les salariés de l’entreprise est indispensable pour renforcer la collaboration entre et au sein des services. Les individus ont adopté de nouvelles habitudes et de nouveaux comportements dans la vie de tous les jours, et c’est également le cas des collaborateurs d’une société. Les plateformes de communication numériques assurent la bonne transmission des informations, en proposant des services de discussion instantanés, ainsi que diverses fonctionnalités conçues pour faciliter la planification des évènements de groupe. Le service RH peut ainsi utiliser un portail numérique afin de promouvoir la transparence au sein de la société tout en créant de l’engagement auprès des salariés, qui se sentiront plus inclus et valorisés. De manière générale, l’organisation du travail au sein de l’entreprise va pouvoir gagner en flexibilité, en proposant de nouvelles alternatives telles que le télétravail ou le Flex office. L’obtention de telles conditions de travail sont de plus en plus valorisées chez les salariés, renforçant ainsi la fidélisation de la masse salariale.
Les challenges qu’implique le passage au digital RH
Au delà des bienfaits du passage à la digitalisation des ressources humaines, certaines difficultés vont nécessairement apparaitre durant cette transformation, qui est loin d’être anodine pour une entreprise qui doit bouleverser ses méthodes. Tout d’abord, la mise en œuvre de nouveaux systèmes et de nouvelles technologies implique un lourd investissement qui implique la mise à disposition d’un certain budget en amont, que ce soit en matière de ressources, mais aussi de temps consacré à l’installation et la formation des collaborateurs aux nouveaux outils. Le stockage de données sur un espace en ligne pose également un problème de sécurité pour les professionnels, qui doivent fournir les protections nécessaires pour assurer la conservation des données privées concernant les employés. La multiplication des attaques informatiques nécessite souvent de faire appel à un prestataire extérieur pour assurer la sécurité des données, un élément à prendre en compte pour établir un budget équilibré et viable.
En plus de cela, le digital RH peut avoir un impact sur les compétences et les rôles des employés. Les employés doivent être formés à l’utilisation de nouvelles technologies, ce qui peut nécessiter des investissements en formation et en développement. À terme, la digitalisation des RH peut modifier les rôles des employés, car certaines tâches autrefois effectuées manuellement peuvent être automatisées. C’est donc toute une organisation interne qui doit être revue et repensée pour correspondre de manière plus juste aux besoins actuels de l’entreprise.
Plus qu’une option, la transformation digitale des ressources humaines est devenue une étape incontournable pour renforcer la compétitivité d’une société. Le gain de réactivité et de souplesse sont de véritables arguments pour choisir cette transformation, indépendamment de la taille ou de l’activité de la société.