Réussir votre animation d’équipe lorsqu’une partie dentre elle est géographiquement éclatée. Voilà le challenge des managers dans une organisation hybride, c’est-à-dire mêlant présentiel et distanciel. Au-delà des nouveaux rituels à inventer, comment ces managers peuvent-ils entretenir la cohésion d’équipes mixtes ? Éléments de réponses.
Réveiller l’intelligence collective pour animer son équipe
Depuis le début de la pandémie, les chercheurs, épidémiologistes et praticiens sont pris d’une frénésie de collaboration et de production de connaissances ouvertes afin, ensemble, d’éradiquer le Covid-19. C’est ce qu’on appelle l’intelligence collective.
En entreprise, cette forme de collaboration est loin d’avoir révélé toutes ses promesses dans l’animation d’équipe. Dans un contexte où l’engagement des collaborateurs s’étiole – distance oblige –, « permettre à ses équipes de travailler sur un projet commun avec un objectif commun est l’un des meilleurs conseils à donner », assure Fatou NDIAYE, consultante chef de projet au sein de TESMA.
C’est en effet en étant fédérée autour d’un même but qu’une équipe peut continuer à être soudée et motivée. Cela passe par plusieurs actions, « notamment celle de créer des communautés de personnes sur les plateformes digitales comme Teams afin d’encourager chaque collaborateur à partager ses idées avec ses pairs », explique-t-elle.
Multiplier les opérations de team building
L’idée n’est pas nouvelle pour l'animation d'équipe. Pour autant, elle s’avère extrêmement efficace lorsque les équipes se croisent moins souvent autour de la machine à café, du fait de l’hybridation des modes de travail. « Les moments collectifs, qui doivent de préférence se dérouler en présentiel, sont essentiels dans une organisation hybride. Tous les trois ou quatre mois, les managers peuvent proposer des sessions de team building, des Learning expéditions ou des hackathons afin que les équipes retissent des liens et retrouvent, ensemble, leur ADN », indique Fatou NDIAYE.
D’une manière générale, plus le distanciel a une part importante dans l’organisation de travail, plus ces moments collectifs doivent être fréquents pour réussir l'animation d'équipe. Si le contexte ne permet pas de les organiser en présentiel, organiser des jeux d’équipe en ligne est une option certes dégradée mais néanmoins intéressante. Le manager doit être encore plus attentif à sa posture. « En face-à-face, les idées au sein d’une équipe s’expriment naturellement. C’est moins vrai à distance, où le manager devra provoquer cet échange d’idées », prévient-elle.
Ne pas occulter les échanges individuels
À trop vouloir se concentrer sur le collectif, certains managers en oublient d’encadrer les membres de leur équipe de manière individuelle. « Dire bravo et donner un feedback est un acte managérial qui doit être réalisé à l’échelle collective comme individuelle », rappelle Fatou NDIAYE. La récurrence de ces échanges en one-to-one dépend surtout de la taille de l’équipe. Si cette dernière est petite, une fois par semaine semble être le bon rythme. Si elle excède 50 personnes, une fois par mois semble davantage approprié.
Pour la consultante, ce n’est toutefois pas qu’une question de récurrence, mais « de qualité d’échange ». En particulier lorsqu’on manage les nouvelles générations de collaborateurs, « qui sont très sensibles au bien-être au travail et au sens qu’il lui donne », précise-t-elle. Donc à la sincérité et à la transparence. Ces échanges individuels sont d’autant plus importants « qu’ils peuvent permettre aux managers de repérer d’éventuels signaux faibles chez leurs collaborateurs, qui sont forcément plus difficiles à déceler à distance», ajoute-t-elle.
Animer les réunions avec panache
Il est plus difficile de capter l’attention de son auditoire lorsque celui-ci est à distance. Via écrans interposés, les messages véhiculés par les gestes ou les regards peuvent faire chou blanc. Attention, donc, à la réunionite aiguë lorsque ses équipes sont hybrides !
Plusieurs règles doivent être respectés pour que ce type de réunions restent attractives. Parmi elles : « demander à ses équipes de lever la main sur l’outil de visioconférence avant d’intervenir, y compris si elles sont en présentiel, afin de ne pas léser ceux qui sont à distance », « trouver un allié à chaque réunion qui sera chargé de récolter les questions posées par les participants via le tchat ». Et surtout : « commencer la réunion par un tour de table afin que chacun donne sa météo du jour et que la réunion ne soit pas uniquement verticale », ajoute-t-elle.
Quoiqu’il en soit, lorsque les réunions sont hybrides, il convient de s’adresser à ceux qui sont présents dans la salle de réunion et à ceux qui participent à distance. En d’autres termes : le regard du manager doit aussi être tourné vers ceux qui sont les plus éloignés
Nommer un relais d’informations
La communication à distance montre parfois ses limites. Lorsque les équipes travaillent à la fois en présentiel et en distanciel, certaines informations peuvent se perdre ou ne pas arriver auprès de toutes les oreilles. « Lorsqu’ils partagent le même bureau, les collègues de travail évoquent des sujets de manière informelle : le départ en congé d’untel, l’arrivée d’une nouvelle recrue, la réussite d’un service sur tel projet...Tous ces bruits de couloir ont leur importance car ils font partie de la vie de l’équipe. Ils doivent donc aussi être transmis aux collaborateurs qui sont en télétravail », indique Fatou NDIAYE. Pour que tous les membres d’une équipe disposent du même niveau d’informations, quelle que soit leur modalité de travail, le manager peut choisir une personne qui, à tour de rôle, d’une semaine sur l’autre, sera chargé de rapporter ces informations, par exemple via un outil de tchat.